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A preparação das empresas para entrar no eSocial requer investimentos em mudança da cultura organizacional e tecnologia da informação. Imaginar que a tarefa está restrita ao departamento de recursos humanos pode dificultar a realização do dever de casa.

Por um lado, o governo mantém que o prazo para a implantação desse pacote de mudanças é adequado. Consultores e empresas não estão tão convencidos. As grandes porque o volume de informações que precisam inserir no sistema é muito grande. Só o layout do eSocial tem 200 folhas. As pequenas enfrentam outras barreiras. Muitas não centralizam as informações em um departamento e operam de forma pouco organizada. O encaminhamento do tema não diverge muito entre grandes, pequenas ou medias.

Existem as que já descobriram o seu caminho e as que ainda não começaram a se adequar internamente. As dificuldades de encarar o desafio sozinha tem feito com que ajuda externa - de consultorias, escritórios de advocacia e contabilidade - seja requisitada.

A pequena Além da Arte - Produtos Aromatizados vai direto ao ponto. Já se inscreveu em um curso da Fiesp para tomar conhecimento do assunto e seu escritório de contabilidade está se atualizando para depois atualizar os diretores.

A Nestlé, por exemplo, instituiu um grupo multissetorial que envolve principalmente as áreas de recursos humanos e tecnologia da informação para tratar da implementação do eSocial. Com mais de 21 mil colaboradores, a empresa garante que atenderá o sistema quando este entrar em vigor. No momento, o grupo está em prospecção com o mercado para avaliar qual a solução mais adequada.

O consultor Marcelo Cordeiro, da área de tributação da PwC, afirma que o prazo é relativamente apertado. Ele recomenda que as empresas passem a operar dentro da lógica da multidisciplinaridade. Na prática, isso significa envolver setores responsáveis por processos tão diferentes como folha de pagamento, jurídico, impostos, compras, financeiro, controladoria e tecnologia da informação.

A adequação às exigências do governo exige uma atenção redobrada às legislações trabalhista, previdenciária e do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), além do decreto 3000, de 1999, sobre o Imposto de Renda. Como as necessidades são diferentes segundo as práticas de cada empresa, o sistema de tecnologia da informação precisa ser adequado. Algumas rodam a folha de pagamento em casa, outras terceirizam a atividade. As multinacionais chegam a rodar a folha fora do país.

Para funcionar em sintonia, os diferentes departamentos das empresas serão obrigados a conversar. Faz parte da rotina das empresas que departamentos específicos contem com a colaboração de autônomos. Em alguns casos, a contratação e os trâmites envolvidos nessa operação não são conhecidos pelo RH. Sem a sinergia necessária, a colaboração de terceiros - pessoa física ou jurídica - pode se transformar num problema. As práticas dos parceiros também merecem atenção.

O diretor de impostos da E&Y, Marcelo Godinho, concorda que as dificuldades são grandes, que as empresas estão assustadas com o volume de informações exigido, mas ressalta outro ponto. As que operam num ambiente de concorrência e que cumprem com suas obrigações serão favorecidas. As competidoras que atuam com elevado grau de informalidade e, por conta disso, conseguem oferecer preços muito inferiores precisarão se adequar às novas regras e as discrepâncias tendem a desaparecer.

A Ideias Consultoria, de Recife, atendeu 272 empresas no ano passado. Especializada em pequenas em empresas, tem muitos clientes no ramo alimentício como padarias, restaurantes e, no varejo, principalmente mercadinhos. Segundo o diretor Marlos Hossein, o tema ainda não se tornou prioridade para esse grupo. "As adesões acontecerão da metade do ano para frente, mas por enquanto essas empresas estão despreparadas", diz. Neste momento, os escritórios de contabilidade frequentam os primeiros cursos para se adequar à legislação.

A Forno de Minas contratou uma consultoria que será responsável pelo desenho dos novos processos. Entre eles, como será feita a revisão dos arquivos e das informações dentro do sistema. O trabalho começará nos primeiros dias de fevereiro. "O trabalho é intenso porque é preciso reunir informações de vários departamentos. E o processo tem que estar bem consolidado uma vez que o risco de multa é grande", diz Walyson Santos, supervisor de administração de pessoal da empresa. "Quando eu faço uma admissão, não posso mais permitir que o trabalhador comece sem que os exames já estejam na empresa. Não dá mais para dar aquele jeitinho", conta.

Numa segunda etapa, não se descarta a necessidade de contratar para atender as exigencias do eSocial. Empresa com 750 funcionários, a Forno de Minas conta com 600 rubricas diferentes. As mais comuns são salário, dias trabalhados, horas extras e adicional noturno. A empresa considera que tem uma vantagem. A fornecedora do sistema de folha de pagamento participa do projeto piloto do governo. Ela também integra um grupo de empresas mineiras que tem dedicado parte das reuniões ao eSocial. "No começo o eSocial gera um certo desconforto e muito trabalho, mas não é tão grande assim", diz Santos.